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Foire aux questions

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Une question ? Voici les réponses aux questions les plus courantes.

 

N’hésitez pas à nous contacter si vous ne trouvez pas l’information que vous cherchez.

 

Quel type de réception proposez-vous ?

Nous sommes ouverts à tous types de réception.

 

Combien de convives le moulin peut-il accueillir (cocktail, dîner assis, buffet, bal…)

Le Moulin a une capacité maximum de 220 personnes (configuration repas sur 2 niveaux):

  • La salle en rez-de-jardin peut accueillir environ 75 personnes assises ou 140 personnes debout.
  • La salle au 1er étage peut accueillir au maximum 150 personnes, nous conseillons toutefois de ne pas excéder 140 personnes afin d’y aménager un espace animation. Pensez au rez-de-jardin pour les enfants si vous excédez le nombre d’invités dans la salle du 1er.
  • Nous avons à votre disposition des plans afin de vous aider dans la mise en place de votre plan de tables (téléchargeable dans l’onglet nos prestations)
  • La terrasse extérieure peut être également utilisée afin de réaliser des cérémonies laïques.

A titre d’information sachez que le nombre de convives diffère entre votre estimation de départ et le jour J de 10% à 30% du fait de désistement.

 

Avez vous toutes les autorisations pour exploiter les lieux et recevoir du public?

Nous sommes un ERP (Etablissement Recevant du Public)

Nous avons toutes les autorisations préfectorales, mairie, pompier… afin d’exploiter les lieux dans les meilleurs conditions. Vous pouvez être serein et ne pas vous retrouver quelques jours avant la date de votre cérémonie devant une fermeture préfectorale de votre lieux. Trop souvent nous déplorons (2 à 3 / an) l’appel de clients désespérés n’ayant plus de lieux de réception du à cette problématique. Un gîte, un hangar… ne sont pas des ERP, ils n’ont donc pas ce type d’autorisation et peuvent être fermés par la préfecture du jour au lendemain et vous laisser sans solution.

 

Disposez-vous d’une piste de danse ?

Oui. Plusieurs options s’offrent à vous.

  • Dans la salle du 1er étage, une bonne organisation de votre plan de table peut vous permettre d’avoir un espace dansant.
  • Au-delà de 110 convives deux options s’offrent à vous :
    • A la fin du repas une partie des tables peut être repliée afin de libérer de l’espace.
    • Le bal peut être réalisé en rez-de-jardin afin de créer deux ambiances et ainsi profiter des différents espaces (si cette option est retenue le préciser à votre animateur afin qu’il s’organise).

 

Disposez-vous d’une cuisine ?

Ce sont des offices de remise en température, nous sommes dimensionnés afin de recevoir les traiteurs (selon leurs préconisations).  Nous n’avons pas de points chauds. Pensez aux loueurs de matériel si besoin.

 

Pour le lendemain du mariage est ce que les cuisines restent accessibles ?

Oui les cuisines restent accessibles après le départ du traiteur et ce jusqu’au lendemain (si retour de noces). Le ménage reste par ailleurs à votre charge dans cet espace.

 

Y a-t il un lave-vaisselle ?

Nous ne disposons pas de lave-vaisselle dans nos cuisines, deux options s’offrent à vous :

  • Le louer auprès d’un prestataire.
  • Louer la vaisselle toujours à un prestataire et la rendre sans se soucier du nettoyage comme cela est l’usage.

 

Y a-t-il un emplacement à l’intérieur et/ou à l’extérieur adapté pour une cérémonie laïque ?

Oui nous avons plusieurs possibilités pour vous.  Vous pouvez l’organiser sur notre terrasse, dans l’allée ou au niveau de l’espace camping. Nous avons de nombreux exemples sur Facebook.

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Quelles sont les dimensions de la pergolas?

 

Les lieux sont-ils adaptés aux personnes handicapées ?

Oui pour la salle située en rez-de-jardin.

 

Y a-t-il un droit de bouchon?

Non. Sachez que souvent les cavistes reprennent les bouteilles non consommées.

 

Le photographe est-il imposé ?

Non

 

L’animateur est-il imposé ?

Non

 

Le traiteur est-il imposé ?

Non

 

Proposez-vous un emplacement pour un food-truck? 

Oui

Proposez-vous un emplacement pour réaliser un cochon grillé?

      Oui

Y’a-t-il une limite horaire à respecter pour l’événement ?

Oui, le départ définitif est à 4:00 du matin sauf si location de l’espace hébergement.

 

Proposez-vous des chambres pour dormir sur place?

Oui, nous avons pensé à vous et vos invités, nous proposons à ce titre plusieurs espaces dédiés.

Nous avons sur le site du moulin :

  • Au deuxième étage du moulin: 6 chambres avec 15 couchages (Les lieux devront être libérés à 10h00 le lendemain matin).
  • Dans la maison derrière le moulin: une chambre d’hôtes avec 3 couchages.
  • Un espace camping.

 

Peut-on tamiser les lumières pour favoriser l’ambiance à certains moments de la soirée ?

L’éclairage LED (couleur chaude) a été étudié pour cela. Nous avons dans notre salle trois types d’éclairage différents.

  • Lumière directe par des spots
  • Lumière indirecte par des bandeaux de LED en périphérie des descentes de plafonds
  • Appliques sur le pourtour de la salle

Vous pouvez aussi vous organiser avec votre animateur pour travailler des ambiances colorées.

 

Une rivière traverse les jardins du moulin, quelles sont les préconisations?

En été, la rivière  a un très faible débit avec moins de 10 centimètres de profondeur. Vous pouvez consulter les photos de nos extérieurs.

La surveillance des enfants reste sous votre responsabilité. Pour information, comptez:

  • 3 bébés maximum par baby-sitter.
  • 8 à 10 enfants de 3 ans et plus par animateur.

 

Y a-t-il un vestiaire ?

Oui, Nous avons un espace exclusivement dédié à cela. Il peut être fermé à clés si vous le souhaitez.

 

Peut-on ouvrir les fenêtres ?

Oui bien sûr. toutefois, afin  de préserver la tranquillité des habitants situés derrière le moulin, il est demandé aux usagers de ne pas ouvrir les fenêtres donnant sur l’arrière du moulin. Idem pour les issues de secours qui ne doivent être ouvertes qu’en cas d’évacuation. Après 23h00, si le niveau sonore est important dans l’enceinte du bâtiment, les fenêtres devront être fermées afin de ne pas incommoder le voisinage.

Peut-on fumer dans la salle ?

Non il est interdit de fumer dans l’ensemble du moulin comme dans tout établissent recevant du public. Il est prévu à l’extérieur sur la terrasse et sous la pergola (étanche) des cendriers prévus à cet effet.

 

Quand pouvez-vous disposer du lieu pour y installer votre décoration, les cartons de placement (en cas de dîner assis), le matériel de sonorisation, etc ?

Lors d’une réception le samedi, vous pouvez avoir les clés le matin à 10h00. Si ce délai vous semble trop court afin d’effectuer la décoration des salles, nous proposons un forfait week-end (à tarif préférentiel) afin de privatiser les lieux du vendredi matin au dimanche soir 19h00.

Nous proposons également la mise en place des tables et chaises avant réception selon un plan type 75€ afin de vous libérer du temps.

Avez-vous des restrictions pour les salles ?

Oui, il est déconseillé d’utiliser des cotillons lors des réceptions (surtout ceux qui ne sont pas dégradables). D’autre part si vous souhaitez mettre en place une tireuse à bière, des espaces sont spécialement dédiés pour ce matériel.

Par ailleurs, il est fortement déconseillé d’utiliser des fumigènes afin de ne pas déclencher le système incendie.

 

Que couvre l’assurance de la salle ?

Nous avons une responsabilité civile professionnelle qui couvre l’ensemble des besoins pour une telle activité. Toutefois, comme dans toute location, pensez à vérifier que votre police d’assurance vous couvre vous et vos invités pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir lors de la soirée. Le Moulin de Traon Lez est déchargé de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l’utilisation des lieux ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.

Célébrez-vous plus d’un événement par jour ?

Non, quel que soit l’organisation que vous choisissez, les lieux vous sont entièrement dédiés.

Peut-on effectuer un retour de noces le vendredi ?

Non, nous privilégions la location des salles pour une réception en soirée. Nous proposons tout de même des solutions pour un mariage le jeudi et un retour le vendredi.

 

Y a-t-il une possibilité d’installer du matériel sono pour la musique ou celle-ci est-elle fournie ?

Vous pouvez apporter votre propre système de sono sans aucun surcoût.

Existe-t-il un prix fixe pour louer le lieu ?

Oui, nous proposons des services complémentaires afin de vous faciliter la réalisation de votre événement, mais il ne sont pas obligatoires. Le prix de votre prestation est claire et définitive avant votre réception. Dès le premier forfait, nos prestations comprennent : les charges (eau, électricité, gaz), le ménage des lieux (hors cuisines), la mise à disposition des tables et chaises tubulaires.

 

Doit-on se soucier des consommables ?

A chaque nouvelle location nous réapprovisionnons tous les distributeurs de papier et de savon. Si vous optez pour un forfait weekend nous réalisons un réassort le samedi vers 15h00. Aucun forfait supplémentaire pour cette prestation.

 

Qui s’occupe de la remise en état de la salle ?

Comme indiqué ci-dessus, le ménage est compris dans nos prestations. Nous demandons de plier l’ensemble du matériel, d’empiler les chaises et de stocker l’ensemble de ce matériel au plus près de la porte donnant sur l’escalier de service. Nous proposons également un forfait à 75€ avec lequel nous nous chargeons d’effectuer ce rangement.

 

Comment s’effectue le paiement ?

Le règlement de la prestation peut s’effectuer par chèque ou par virement bancaire. Afin de réserver la salle vous avez une semaine après réception de votre devis (valeur de contrat) pour verser l’acompte (50% du montant de la salle). La totalité de la prestation devra être réglée 2 mois avant la date de la réception.

Nous proposons également des facilités de paiement (sans frais) en 3-6-9 ou 12 mois.

 

Nous avons une question, un problème lors de la réception. Comment cela se passe-t-il ?

Sachez tout d’abord que nous avons entièrement revu notre système électrique et de sécurité en 2016 (contrôlé et validé par une commission pluridisciplinaire ; préfecture).

Nous ne sommes jamais présents physiquement au moulin lors de votre réception et respectons votre intimité. Toutefois, nous sommes toujours disponibles dans l’habitation située à l’arrière du moulin. Vous pouvez nous contacter aux numéros situés au niveau des vestiaires ou par l’intermédiaire du responsable des traiteurs.

 

Connaissez-vous des professionnels qui puissent nous accompagner dans l’organisation de notre réception ?

Oui, Nous mettons à votre disposition une liste de nombreux partenaires.

  • Traiteurs
  • Animateurs
  • Hébergements
  • Wedding planner
  • Autres

 

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